Lapidando Diamantes: como trabalhar com times de alta performance?

Você alguma vez já se perguntou sobre o que pode fazer para melhorar a performance do time? Então acredito que esse artigo te ajudará a chegar no resultado que espera.

O que falarei aqui é resultado de experimentações, aprendizados, tentativas, erros e acertos ao longo da minha carreira, utilizando algumas técnicas e ferramentas de gestão de projetos e pessoas.

Entendendo o momento do Time

Criar times de alta performance não é mágica e não acontece por acaso. É necessário, primeiro, entender o “nível” em que o time se encontra, seja no relacionamento entre as pessoas do time ou do time com a Organização – chamaremos isso de “Maturidade” – e depois definir onde se quer chegar – chamaremos isso de “Objetivo”.

Existem diferentes formas de você identificar o Nível de Maturidade do time. Algumas delas são:

Reuniões One on One

Uma reunião periódica entre um gestor e seu liderado. A ideia é ouvir, individualmente, cada colaborador em busca de tentar entender o momento delx na Organização, na vida pessoal, etc. O ponto aqui é OUVIR. Um ponto importante sobre essa reunião é que deve ser mantida uma frequência, pelo menos, quinzenal para que haja uma cadência e os temas discutidos não se percam.

Você pode conhecer mais sobre essa reunião no site da Qulture Rocks clicando aqui.

Matriz de Competência

Uma matriz que ajuda a mapear e identificar a experiência do grupo como indivíduo e como equipe em cada uma das competências necessárias para realizar o trabalho. 

Uma coisa bem interessante nessa matriz é que ela faz uso do SHU HA RI, um ciclo de aprendizagem e progresso para domínio de uma arte marcial. Mapeadas as competências e nível de habilidade de cada indivíduo do grupo, fica fácil identificar os gaps e tomar decisões sobre como resolvê-los (ex.: contratar um novo profissional, realizar treinamentos internos e/ou externos, etc).

Você pode conhecer mais sobre a Matriz de Competências clicando aqui e sobre o SHU HA RI aqui.)

Roda da Vida/Roda Ágil

É uma ferramenta utilizada para realizar avaliações pessoais. O método é baseado em uma reflexão sobre as áreas fundamentais da nossa experiência diária como relacionamentos, qualidade de vida e outros.

Essa ferramenta pode ser utilizada de diversas formas como, por exemplo, a ferramenta desenvolvida pela Ana G. Soares chamada Roda Ágil. A ideia aqui é simples: mapear as áreas envolvidas no fluxo de valor do time e da Organização, segmentar em itens que podem ser metrificados/medidos (por ex.: em uma escala de 1 a 5) e aplicar em formato de formulário. Ao final da aplicação dessa técnica você terá um “radar” de como está a situação do time/Organização dentro dos pilares/fluxo de valor.
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Você pode conhecer mais sobre a Roda da Vida aqui e sobre a Roda Ágil aqui.

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Squad Health Check

É uma técnica criada e utilizada pelo Spotify para verificar a “saúde” de seus times. Essa técnica é um mix de Roda da Vida/Roda Ágil e Matriz de Competência e a ideia aqui é bem simples: mapear os pontos que o time e as pessoas que suportam esse time consideram importantes ser discutidos, aprimorados e/ou revisados a fim de evoluir e melhorar a Cultura.

Feito o mapeamento dos pontos a serem discutidos é hora de “jogar” e verificar se aquele tema está Bom, Mais ou Menos ou Um Completo Desastre e após todos os temas serem visitados fica bem mais fácil mapear os planos de ação.

Você pode conhecer mais sobre o Squad Health Check clicando aqui.

Curva J e Scrum

Deve ter ficado claro para você que o ponto chave para a melhoria contínua do time é trabalhar com Ciclos de Feedbacks curtos e constantes e aplicar técnicas e ferramentas para Medir o Nível de Maturidade dos times, certo? Caso ainda não tenha ficado claro vou dar mais algumas dicas. Pode ficar tranquilx.

Sabe aquele ditado “devagar e sempre”? É nele que vamos nos espelhar para traçar os próximos passos em prol da construção de um time de alta performance. E para que isso seja possível vamos nos atentar no seguinte ponto: toda evolução e melhoria só acontece se houver Inspeção, Adaptação e Execução de Pequenos Ajustes.

Para os próximos passos vou precisar te apresentar dois amigos: A Curva J e o Scrum.

A Curva J

Sabe quando você põe na cabeça que quer mudar o status quo mas resolve fazer isso de uma maneira revolucionária? As chances de as coisas darem erradas no meio e você desistir são altas, certo? Mas, e se ao invés de uma revolução você fosse, gradativamente, evoluindo e realizando pequenos ajustes? Ambos os cenários chamamos de Curva J (imagem abaixo) mas com uma pequena diferença que é o “tamanho do salto” para o novo status quo.

O Scrum

O Scrum é um framework estrutural que está sendo usado para gerenciar o trabalho em produtos complexos desde o início de 1990. Scrum não é um processo, técnica ou um método definitivo. Em vez disso, é um framework dentro do qual você pode empregar vários processos ou técnicas.

O Scrum deixa claro a eficácia relativa de suas práticas de gerenciamento de produto e técnicas de trabalho, de modo que você possa continuamente melhorar o produto,

o time e o ambiente de trabalho. A ideia por trás desse framework é trabalhar tudo que comentamos acima: Inspeção, Adaptação e Pequenos Ajustes.

Veja aqui o Scrum Guide.

Próximos passos

Você deve estar impaciente querendo saber como estruturar os próximos passos e mudar o status quo do time para torná-lo um time de alta performance, não é? Vamos lá.

É primordial que você identifique o nível de maturidade do Time de da Organização, entendendo o que ambos consideram importante e valorizam para que seja incorporado (ou retirado) da Cultura. Identificados e mapeados os pontos (ou dores) que será necessário discutir e atuar será necessário tirar um screenshot do presente, mapear os indicadores que precisam ser observados baseando-se nas reuniões One on One e nos Radares de Saúde.

Agora, definida a maturidade, será necessário traçar os Planos de Ação para atingir o Objetivo (novo status quo). Mas lembre-se de realizar isso de maneira incremental – Pequenos Ajustes, avaliando em ciclos curtos de feedback – Inspeção, realizando as mudanças necessárias – Adaptação. 

Nesse ponto o Scrum irá te ajudar muito e te direi como:

1. Defina qual será o tempo em que irá realizar os ciclos de feedback (recomendo iniciar com ciclos de 1 semana).
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2. Crie uma lista de ações e priorize por impacto e valor (20% de esforço para gerar 80% de valor e impacto na melhoria).
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3. Selecione alguns desses itens para que o Time e a Organização trabalhem durante o ciclo (recomendo iniciar com poucos itens e ir aumentando aos poucos). O trello é uma ótima ferramenta para promover transparência e gerenciar tarefas de um time Scrum. Listamos aqui algumas dicas práticas de como utilizá-lo em equipes Scrum.
   
   É recomendado que utilize alguma ferramenta para fazer a gestão desses itens; e uma ótima ferramenta é o Trello, que ajuda na gestão e na transparência. Você pode dar uma olhada em algumas dicas práticas de como utilizar o Trello em times Scrum.  
   

4. Certifique que os itens selecionados estejam alinhados com o objetivo a ser alcançado naquele ciclo para que todos mirem no mesmo alvo e não percam o foco.
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5. Tente, pelo menos uma vez por dia, reunir as pessoas que estão empenhadas na melhoria e verificar se tudo está ocorrendo como planejado. 
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6. Ao final do ciclo, reúna os envolvidos e analise os resultados, o que mudou (ou não), se algum ajuste precisa ser feito, se algo não foi finalizado e o porquê e revise a lista de ações criada anteriormente.
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7. Aplique os ajustes necessários no ciclo seguinte.
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8. Imagine, acredite, realize e repita.

Conclusão

Se você chegou até aqui sem pular nenhuma etapa (e espero que não tenha pulado mesmo) está de parabéns e tenho certeza de que realizará um trabalho maravilhoso!

É bem possível que esteja pensando “Nossa! Que complicado!”... e é mesmo. Mas NÃO DESISTA! FAÇA! Não precisa reinventar a roda... comece com o que o seu time faz hoje, ouça quais são os pontos de melhoria sugeridos pelo time e pela organização, trabalhe em conjunto, tente sempre medir o trabalho feito e o quão próximo ou distante estão do próximo status quo... repita os ciclos de melhoria de forma contínua e evolucionária!

Quando você menos esperar terá se dado conta que lapidou vários diamantes e agora possui um time de altíssima performance!

Dúvidas, comentários ou sugestões de como criar times de alta performance? Deixe nos comentários.