Poka-Yoke: o que é e como aplicar na sua equipe

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12/8/2020
Vagner Araujo
Vagner Araujo
Squad Leader

Apenas um mineiro tentando entender o mecanismo de um relógio fechado.

Está sem tempo para ler? Aperte o play para escutar o artigo.

Já parou para pensar porque as entradas de usb, hdmi e energia do seu notebook tem formatos diferentes? Porque os caixas eletrônicos só liberam o dinheiro quando você remove o cartão da máquina? E, porque em alguns automóveis, só é possível dar partida quando a embreagem está pressionada? 

Os exemplos que citei acima, são prevenções para evitar o erro humano, e são chamados de Poka Yoke.

No caso das entradas do notebook é para evitar que você queime seus periféricos ou coloque o mouse na entrada de som. No caso dos caixas eletrônicos, é para você não esquecer seu cartão no caixa, obrigando você a remove-lo antes de sacar o dinheiro. E para os automóveis, é evitar acidentes, pois o carro nunca estará engatado.

Em um reino tão tão distante… 

Origem do Poka-Yoke

O Poka Yoke teve sua origem no japão nos anos de 1960 e significa “à prova de erros”. Foi criado na Toyota por Shigeo Shingo, hoje considerado um gênio da engenharia. 

Se trata de uma técnica de gestão de qualidade e processos industriais, mas ao longo do tempo a lógica da ferramenta se ampliou e pode ser aplicada em vários outros cenários, em gestão de projetos, user experience e medicina, por exemplo.

Categorias

No Poka Yoke existem 4 categorias, os exemplos que citei (entradas do notebook, caixa eletrônico e embreagem dos veículos) são Poka-Yoke de prevenção, porém há vários outros Poka-Yoke, como: Poka-Yoke de detecção, Poka-Yoke de valor fixo e Poka-Yoke de etapas.

Poka Yoke de Prevenção

 Este Poka Yoke é uma técnica pró-ativa, trata-se de prevenções que podemos realizar para evitar falhas humanas, seja limitar ou impedir algum processo evitando um erro futuro.

Poka Yoke de Detecção

Diferente do Poka Yoke de prevenção, o de detecção é uma técnica reativa, podendo parar um processo, ou emitir algum alerta quando uma falha é detectada.

Poka Yoke de Valor Fixo

O Poka Yoke de valor fixo tem a finalidade de fazer com que todos os movimentos sejam feitos durante um processo.

Shigeo Shingo utilizou esse Poka Yoke quando seus clientes começaram a reclamar que constantemente alguns interruptores produzidos na fábrica faltava uma das molas, assim afetando seu funcionamento.

Ele colocou em uma bandeja todas as peças do interruptor antes da montagem. Se, no final da montagem, estivesse sobrando alguma das peças na bandeja, significaria que algo estava errado.

Poka Yoke de Etapas

É utilizado para garantir que todas as etapas do processo seja executada na ordem correta, senão o processo não poderá ser concluído.


Como o Poka Yoke pode me ajudar?

Ao nosso redor, existem diversas falhas, que o usuário comete, nossa equipe comete ou nós mesmos cometemos. Mas o problema, é que muitas dessas falhas nos acostumamos. Vou te dar alguns exemplos:

  • A equipe comete o mesmo erro de não apontar as horas trabalhadas, uma exigência do cliente. 
  • A equipe não move corretamente as tarefas no fluxo, assim afeta suas métricas de Lead-Time no jira,
  • O usuário constantemente solicita reset da senha, pois a esquece frequentemente.
  • O usuário acaba excluindo a conta por engano, pois os botões de editar perfil e excluir perfil são parecidos e estão próximos demais. 

Dei alguns exemplos, mas acredito que tenha pensando em vários outros. Elaborar um Poka Yoke é fundamental para desenvolver boas ideias e evitar retrabalhos. Aplicando a técnica você terá alguns benefícios, como:

  • Prevenir erros do usuário ao utilizar seu software aumentará a satisfação dos usuários.
  • Tornar processos mais fáceis diminuirá o estresse e desgastes que o usuário tem com a ferramenta.
  • Mitigar erros de segurança trará confiança para seu produto ou ferramenta e evitará grandes problemas.
  •  Quando aplicado em um centro cirúrgico, podemos salvar vidas evitando erros durante uma cirurgia.
  • Reduzir custos acaba sendo um dos resultados ao aplicar a técnica, pois evitará gastos com retrabalho ou processos burocráticos.

Desenhei um fluxo que poderá te ajudar a compreender e implantar um Poka Yoke. Sugiro que utilize essas etapas para seus primeiros Poka Yoke e faça uma breve descrição em cada etapa, desde entendendo a causa raiz do problema até estudar formas de implantar a possível solução.

poka yoke

Esse conteúdo sobre Poka Yoke é apenas uma pincelada sobre o assunto, como a técnica é utilizada nos dias atuais e como podemos utilizar a técnica para resolver as falhas do nosso dia a dia. Ainda ficou com alguma dúvida no assunto? Deixa pra gente nos comentários!

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