Kanban: tudo o que você precisa saber

Muito se fala sobre Kanban, mas será que você realmente sabe o que significa esse método? 

Acompanhe a seguir não só o que é kanban, mas tudo o que você precisa saber sobre esse método e tire essa metodologia ágil - que é uma das mais adotadas no mundo - de letra!‍

Origem do Kanban‍

Tudo começou quando o engenheiro japonês Taiichi Ohno visitou a fábrica da Ford na década de 50. Lá, ele percebeu que o modelo de produção dos carros necessitava de um grande estoque de peças e altos investimentos em infraestrutura. Na época o Japão não tinha como estocar e nem fazer grandes investimentos, uma vez que havia acabado de sair de uma guerra. 

Então durante uma visita a um mercado ele percebeu que os produtos eram repostos somente quando o cliente pegava a mercadoria e teve a idéia de fazer o mesmo na fábrica da Toyota no Japão, da qual ele era diretor. A ideia era construir  somente a quantidade de carros que se vendia, não deixando estoque de  peças, nem excessos de materiais, evitando assim o desperdício. 

E a partir desta ideia surgiu o sistema que hoje chamamos de Kanban. Mas o que é o kanban exatamente ? Te explico a seguir.

Afinal, o que é Kanban?‍

O método Kanban pressupõe que somente será construído aquilo que será utilizado é uma tarefa só poderá ser iniciada se for terminada a anterior. Conseguimos com este processo evitar os gargalos e filas e limitar o trabalho em andamento (work in progress). Estas técnicas deixam o trabalho mais fluido e claro… 

Adicionado a tudo isto podemos utilizar um quadro simples, que pode ser visualizado por todos (da equipe e fora dela também) com as informações básicas do processo de trabalho como: trabalho a ser feito, em andamento e concluído. As etapas do quadro podem ser desenhadas de acordo com cada processo e não existe uma limitação para o processo.‍

Mas o que significa “kanban”?

“Kanban” é uma palavra japonesa  que significa “cartão”. 

São os cartões dentro do quadro de fluxo de trabalho que vão representar o andamento do projeto e tornar a comunicação clara e o melhor: visível a todos. 

O kanban é um sistema ágil, excelente para controle de produção e para gestão de tarefas. Tanto, que muitas das ferramentas de produtividade que usamos hoje em dia (como, por exemplo, Trello, Asana etc) usam o kanban como base.‍

Princípios do Kanban

‍Já que o que é kanban está claro, agora precisamos aprofundar no que compõem essa metodologia. O método Kanban tem alguns princípios que estão descritos abaixo. Vamos conferir?

‍1- Começar com o que você já tem

Não existe processo certo ou errado, existe o processo como ele é atualmente. Portanto, sua situação atual mostrará como é seu processo e o que faz sentido para sua empresa ou negócio.

2 - Buscar mudança evolutiva e incremental‍

É indicado usar a melhoria contínua através dos processos Kaizen. Essa metodologia prega estarmos melhorando sempre e de forma incremental podendo evoluir aos poucos, obtendo melhores resultados e com menos resistência.‍

3 - Respeitar os processos, funções e responsabilidades atuais‍

Os processos existentes em cada organização tem seu valor, assim as mudanças precisam ser lentas e sem gerar insatisfações aos seus colaboradores. É importante respeitar e mudar os processos paulatinamente.‍

4 - Encorajar a liderança em todos os níveis‍

A melhoria pode ocorrer em todos os níveis da organização. É importante empoderar todos os cargos, permitindo a tomada de decisão cabível para cada nível.‍

Práticas do Kanban‍

Além dos princípios, o método kanban tem algumas práticas, que veremos a seguir:‍

Visualizar o fluxo de trabalho‍

É muito importante entender como funciona o fluxo de trabalho, pois através deste é possível visualizar como um item é transformado em um produto entregável.

A visualização se dará através do quadro com as colunas do seu fluxo e cartões que identificam cada item de trabalho.

Através da movimentação do cartão para em progresso e concluído é possível   identificar onde estão os problemas e possíveis melhorias no seu fluxo.‍

Limite de trabalho em progresso (Wip)‍

Focar em várias tarefas ao mesmo tempo fará com que o time perca tempo, gerando ineficiência. O Kanban pede para que o trabalho seja limitado, só puxando para o próximo item do fluxo quando houver capacidade para isto. 

Por isso, limitar o trabalho em progresso, ou work in progress (Wip) em inglês, é tão importante. As restrições do Wip farão com que o time identifique as áreas problemáticas e consiga resolvê-las. Além disso, demonstra para o gestor a real capacidade de produção do time. ‍

Gerenciar o fluxo‍

O método Kanban foca em criar um fluxo de trabalho linear e eficaz.  É importante focar no gerenciamento do processo de trabalho, criando uma velocidade saudável para aquele time.

Através deste gerenciamento é possível avaliar as etapas onde poderão ser feitas otimizações. Estas otimizações poderão ajudar o time a reduzir o tempo para a conclusão de cada tarefa e oferecer dados importantes para o melhor aproveitamento de recursos e diminuição de custos.

À medida que o fluxo fica mais fluido é possível entregar projetos de forma mais consistente e previsível.‍

Construir políticas de processo explícitas‍

É importante manter as políticas dos processos claras e visíveis a todos, criando uma base de como o trabalho deve ser feito dentro do método. 

Estas políticas auxiliam na manutenção do padrão de qualidade do que é produzido, permitindo com que todos os integrantes da equipe façam a entrega de forma cadente e dentro do padrão.‍

Loop de feedback‍

Através do feedback é possível identificar o que está bom, o que pode melhorar e o que não tem mais sentido. 

Importante usar a frase “Falhe o mais cedo possível" para poder corrigir o quanto antes, permitindo a melhoria contínua (Kaizen) de verdade.

Interessante manter o feedback em ciclos curtos para poder identificar e mudar o que é necessário com agilidade.‍

Colaboração‍

Colaboração é uma das práticas mais fortes dentro do método Kanban. Ela permite que todos busquem um objetivo comum, procurando melhorias e entendendo que mesmo com pontos de vistas diferentes se pode crescer o direcionar para um ponto de equilíbrio. 

Lembrando sempre que respeitando os valores, papéis e as responsabilidades de cada indivíduo é possível ganhar flexibilidade para novas abordagens.‍

Vantagens do Kanban‍

Agora que você já conhece as práticas e princípios do Kanban, já deve ter percebido muitas das vantagens desse método. Mas não se preocupe que vamos resumir a seguir esses benefícios: 

• Aumento da produtividade do time; 
• Visualização fácil e acessível do trabalho em progresso;
• Maior controle sobre o trabalho;
• Trabalhadores mais engajados;
• Pode possibilitar a tomada de decisões de forma mais rápida;
• Após algum tempo de uso a previsibilidade aumenta;
• Redução de gastos;
• Melhoria na qualidade da entrega;
• E muito mais!

Ainda tem dúvidas se o kanban é o melhor método para o seu time? Então vai ser preciso comparar ele com outros frameworks. Neste artigo exclusivo do blog da Zup você tem o comparativo com o Scrum, por exemplo.‍

Kanban: Simples de entender, simples para pôr em prática‍

Agora que você já sabe o que é Kanban… E aí? Vamos começar hoje? 

Crie um quadro físico ou digital, assim você já pode visualizar o trabalho. Comece com o que você já tem e vá evoluindo aos poucos. Entenda sua capacidade de trabalho, delimite o Wip e aproveite tudo que esta ferramenta pode te oferecer!

Ficou com alguma dúvida sobre o método kanban? Então comenta aqui embaixo!