Você já se deparou com a pergunta sobre o que é Kanban? Muito se fala sobre esse método Lean, no entanto, será que você realmente sabe o que significa esse conjunto de práticas?
No conteúdo a seguir, você vai acompanhar não só o que é kanban, mas tudo o que você precisa saber para iniciar sua aplicação no dia a dia! Dessa forma, você vai tirar de letra por onde começar a aplicar um dos conjuntos de práticas mais adotados no mundo. Vamos nessa?!
Origem do Kanban
Tudo começou quando o engenheiro japonês Taiichi Ohno visitou a fábrica da Ford, na década de 50. Lá, ele percebeu que o modelo de produção dos carros necessitava de um grande estoque de peças e altos investimentos em infraestrutura. Naquela época, o Japão não tinha como estocar e nem fazer grandes investimentos, uma vez que havia acabado de sair de uma guerra.
Depois disso, durante uma visita a um mercado, ele percebeu que os produtos eram repostos somente quando a pessoa consumidora pegava a mercadoria. Consequentemente, ele teve a ideia de fazer o mesmo na fábrica da Toyota no Japão, da qual ele era diretor.
Ou seja, a ideia era construir somente a quantidade de carros que se vendia, não deixando estoque de peças, nem excessos de materiais, evitando assim o desperdício.
Assim, baseado nos preceitos acima, em 2010, David J.Anderson idealizou o modelo Kanban para desenvolvimento de software onde são combinados o pensamento Lean e o pensamento ágil para o desenvolvimento de software. Este método foi nomeado Modelo Kanban (com a letra K em maiúsculo) e está descrito no livro “Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para o seu Negócio de Tecnologia”.
Até aqui, tudo certo? Muito já se falou sobre como surgiu e quando foi adotado na área tech. Porém, o que é o kanban exatamente? Te explico a seguir.
Afinal, o que é Kanban?
Kanban é um sistema visual que torna tangível o trabalho desempenhado pela empresa, garantindo a execução das atividades de forma equilibrada e que a equipe tenha condições de exercer o serviço.
Para isso, utilizam-se sinais visuais em um quadro físico ou virtual (comumente chamado de quadro Kanban) que representa o sistema de fluxo de entrega que limita a quantidade de trabalho em progresso ou, como é explicitado no livro, Work in Progress (WiP).
O Kanban pressupõe que somente será construído aquilo que será utilizado e uma tarefa só poderá ser iniciada se for terminada a anterior. Dessa forma, conseguimos com este processo evitar os gargalos e filas, além de limitar o trabalho em andamento (work in progress). Estas técnicas deixam o trabalho mais fluido e claro.
Por fim, podemos utilizar um quadro simples para exemplificar, que pode ser visualizado por todos (da equipe e fora dela também) com as informações básicas do processo de trabalho como: trabalho a ser feito, em andamento e concluído. As etapas do quadro podem ser desenhadas de acordo com cada processo e não existe uma limitação para o processo.
Mas o que significa “kanban”?
O termo “kanban”, com “k” minúsculo, tem origem no Japão e significa “sinal”, “placa de sinalização” ou “grande sinal visual”. Em outras palavras, esse método é utilizado para contextualizar o “sistema kanban” ou “sistema puxado” de limitação do trabalho em progresso, conceito que entenderemos melhor a seguir.
O kanban é um sistema puxado, excelente para controle de produção e para gestão de tarefas. Certamente, muitas das ferramentas gestão visual que usamos hoje em dia (por exemplo: Trello, Asana etc) usam o kanban como base.
Já “Kanban”, com “k” maiúsculo, refere-se ao método Kanban que ganhou esse nome após as apresentações de David J. Anderson para a Microsoft em 2005.
Princípios do Kanban
O que é kanban está claro, certo? Sendo assim, agora precisamos aprofundar no que compõe esse conjunto de práticas. O método Kanban tem vários princípios e falaremos de alguns deles abaixo. Vamos conferir?
1- Começar com o que você já tem
Não existe processo certo ou errado, existe o processo como ele é atualmente. Portanto, sua situação atual mostrará como é seu processo e o que faz sentido para sua empresa ou negócio.
2 – Buscar mudança evolutiva e incremental
É indicado usar a melhoria contínua através dos processos Kaizen. Essa metodologia prega a melhoria no dia a dia e de forma incremental. Ou seja, podendo evoluir aos poucos, obtendo melhores resultados e com menos resistência.
3 – Respeitar os processos, funções e responsabilidades atuais
Os processos existentes em cada organização tem seu valor, assim as mudanças precisam ser lentas e sem gerar insatisfações às suas pessoas colaboradoras. É importante respeitar e mudar os processos paulatinamente.
4 – Encorajar a liderança em todos os níveis
A melhoria pode ocorrer em todos os níveis da organização. É importante empoderar todos os cargos, permitindo a tomada de decisão cabível para cada nível.
Práticas do Kanban
Além dos princípios, o método kanban tem algumas práticas que veremos a seguir:
Visualizar o fluxo de trabalho
É muito importante entender como funciona o fluxo de trabalho, pois através deste, é possível visualizar como um item é transformado em um produto entregável.
A visualização se dará através do quadro com as colunas do seu fluxo e cartões que identificam cada item de trabalho.
Por meio da movimentação do cartão para “em progresso” e “concluído”, é possível identificar onde estão os problemas e possíveis melhorias no seu fluxo.
Por falar em produto, o episódio #54 do Zupcast, o podcast da Zup, pode ser uma boa para entender a evolução da forma como se trabalha com produtos. Confere lá!
Limite de trabalho em progresso (Wip)
Focar em várias tarefas ao mesmo tempo fará com que o time perca tempo, gerando ineficiência. O Kanban pede para que o trabalho seja limitado, só puxando para o próximo item do fluxo quando houver capacidade para isto.
Por isso, limitar o trabalho em progresso (work in progress – WIP), é tão importante. As restrições do Wip farão com que o time identifique as áreas problemáticas e consiga resolvê-las. Além disso, demonstra para quem estiver no cargo de gestão a real capacidade de produção do time.
Gerenciar o fluxo
O método Kanban foca em criar um fluxo de trabalho linear e eficaz. É importante focar no gerenciamento do processo de trabalho, criando uma velocidade saudável para aquele time.
Por meio deste gerenciamento é possível avaliar as etapas onde poderão ser feitas otimizações. Estas otimizações poderão ajudar o time a reduzir o tempo para a conclusão de cada tarefa e oferecer dados importantes para o melhor aproveitamento de recursos e diminuição de custos.
Construir políticas de processo explícitas
É importante manter as políticas dos processos claras e visíveis a todos, criando uma base de como o trabalho deve ser feito dentro do método.
Estas políticas auxiliam na manutenção do padrão de qualidade do que é produzido, permitindo com que todas as pessoas que trabalham na equipe façam a entrega de forma cadente e dentro do padrão.
Loop de feedback
Por meio do feedback é possível identificar o que está bom, o que pode melhorar e o que não tem mais sentido.
Importante usar a frase “Falhe o mais cedo possível” para poder corrigir o quanto antes, permitindo a melhoria contínua (Kaizen) de verdade.
Interessante manter o feedback em ciclos curtos para poder identificar e mudar o que é necessário com agilidade. Reuniões one-on-one podem ser uma boa pedida.
Colaboração
Colaboração é uma das práticas mais fortes dentro do método Kanban. Ela permite que todos busquem um objetivo comum, procurando melhorias e entendendo que mesmo com pontos de vistas diferentes, é possível crescer e direcionar para um ponto de equilíbrio.
Lembrando sempre que respeitando os valores, papéis e as responsabilidades de cada integrante é possível ganhar flexibilidade para novas abordagens.
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Vantagens do Kanban
Agora que você já conhece algumas práticas e princípios do Kanban, já deve ter percebido muitas das vantagens desse método. No entanto, não há motivo para preocupação, pois vamos resumir a seguir esses benefícios:
- Aumento da produtividade do time;
- Visualização fácil e acessível do trabalho em progresso;
- Maior controle sobre o trabalho;
- Trabalhadores mais engajados;
- Pode possibilitar a tomada de decisões de forma mais rápida;
- Após algum tempo de uso, a previsibilidade aumenta;
- Redução de gastos;
- Melhoria na qualidade da entrega.
Ainda tem dúvidas se o Kanban é o melhor método para o seu time? Então vai ser preciso comparar ele com outros frameworks. Neste artigo exclusivo do blog da Zup você tem o comparativo com o Scrum, por exemplo.
Hora de concluir e colocar em prática
Por fim, agora que você já sabe o que é kanban, acha que pode te ajudar no dia a dia? Se sim, vamos começar?
Crie um quadro físico ou digital, assim você já pode visualizar o trabalho. Comece com o que você já tem e vá evoluindo aos poucos. Entenda sua capacidade de trabalho, delimite o Wip e aproveite tudo que esta ferramenta pode te oferecer!
Ficou com alguma dúvida ou quer compartilhar alguma experiência sobre o conjunto de práticas Kanban? Então comenta aqui embaixo!
REFERÊNCIAS
