Com base em todas as minhas experiências com coordenação de eventos de tecnologia, quero compartilhar com você como é coordenar e organizar palestras entre pessoas que vivem o universo tech.
Para te dar um contexto, sempre que eu ia em algum meetup ou em alguma conferência de tecnologia e assistia às palestras, ficava encantada em como os assuntos das palestras eram relacionados e como, muitas vezes de forma natural, a conclusão acontecia em um painel de debates.
Com muita curiosidade e vontade de aprender algo novo, fui atrás de como funcionava essa parte dos eventos, que nem sabia o nome, mas queria muito estar nos bastidores e ver tudo acontecer. Hoje, vim compartilhar com você tudo o que aprendi sobre coordenação de eventos de tecnologia, vamos nessa?
Afinal, como é a coordenação de eventos de tecnologia?
Você deve estar pensando quais são as etapas importantes para começar a organizar um evento. Por isso, separei em sete tópicos, desde a preparação até o pós-evento, o que você deve acompanhar e preparar:
1 – Planejamento
Antes mesmo do dia do evento, existem alguns passos muito importantes, um deles é o planejamento.
Vou usar como exemplo a experiência que tive com o TDC (The Developer’s Conference), evento com diversas comunidades de tecnologia, e que amei participar! Inclusive, temos uma playlist no YouTube com os vídeos do TDC!
Primeiro, o evento faz um chamado, o Call for Trilha, ou seja, disponibiliza um formulário de submissão para quem quer coordenar alguma trilha do evento. Essa abertura que o evento oferece é muito boa, pois isso deixa uma porta aberta para toda e qualquer pessoa que tenha interesse em coordenar uma trilha.
Nesse formulário, serão solicitados alguns dados, como nome, contato, breve biografia, quais trilhas tem interesse e o porquê tem interesse, entre outras informações. Assim que você finalizar o preenchimento, é só enviar e aguardar o retorno.
2 – Deu match?
Bom, vamos pensar que o não já temos, certo?
Então, pensando que deu match e recebeu o aceite, você fará parte do time de coordenação daquela trilha! Provavelmente, o evento vai fazer um onboarding com todas as pessoas envolvidas nas trilhas, explicando maiores detalhes, quais os papéis e funções, cronogramas e tudo mais.
Sim, é isso mesmo que você leu aqui! Tudo tem um prazo determinado para ser entregue, por isso é muito importante você participar desse onboarding, para se inteirar de tudo e arrasar. Detalhe, isso no caso de eventos grandes, como o TDC.
Nos casos de comunidades, costuma-se abrir uma chamada de voluntariado ou, muitas vezes, por você ser uma pessoa frequentadora assídua dos eventos e conhecer o time, podem te convidar para o evento.
Normalmente, você entra como pessoa organizadora, ou seja, ajuda a organizar os eventos que a comunidade criar. Depois de um tempo ou da avaliação da liderança, você se torna uma pessoa coordenadora.
Em outros casos, você pode entrar na coordenação direto, por conta de suas habilidade que podem colaborar na comunidade. Lembrando que estou relatando exclusivamente o contexto de comunidades de tecnologia, e não os outros tipos existentes, ok?
3 – Bora de time!
Em grandes eventos, você não trabalha só e pode contar com um time! Afinal, no dia do evento, vai precisar ter pessoas on-line no chat e outras ao vivo para dar atenção a quem estiver assistindo por lá.
Esqueci de falar um detalhe, o TDC começou recentemente a ser híbrido, ou seja, ele acontece tanto de forma remota, para quem quiser acompanhar on-line, quanto de forma presencial, para quem quiser acompanhar pessoalmente os painéis, conferir stands, tomar um café e aproveitar o espaço para networking.
Nessa etapa, é fundamental que a coordenação alinhe:
- quem ficará on-line e presencial;
- divulgação do C4P(Call for Paper);
- analisar as submissões;
- definir painelistas e tema;
- entre outros detalhes que podem variar de evento para evento, mas normalmente os pontos que sempre se repetem são esses que mencionei.
Nunca fez uma palestra e tem interesse? Confira o artigo com 7 dicas para uma palestra de tecnologia que o público goste.
Já em eventos de comunidades, somos nós, da comunidade que fazemos tudo! Ou seja:
- encontrar um local para o evento;
- criar o material para divulgação;
- chamar a galera para palestrar e ir no evento;
- arrumar o local e checar se está tudo ok;
- organizar se terá ou não coffee break;
- e muito mais!
Por isso, normalmente, isso é feito por um time de pessoas da comunidade, com a finalidade de não sobrecarregar uma única pessoa.
4 – Atenção aos prazos!
Lembra que mencionei lá no começo sobre as datas? Pois é, esse é um ponto muito importante para que o evento aconteça. Sabemos que nada é 100%, mas com cada pessoa fazendo a sua parte será um sucesso!
Então preste atenção nas datas para: enviar os status das submissões, de quais foram aceitas e quais não; enviar os nomes das pessoas painelistas; definir os temas; e outros detalhes da reunião inicial.
Para esse ponto, acho muito importante que todo o time tenha uma boa comunicação, seja um grupo fechado só para isso, seja marcando pequenas reuniões para debaterem e fecharem esses pontos.
5 – Antes do grande dia
Para te ajudar, separei uma checklist do que você precisa conferir antes do dia do evento. Confira pontos importantes:
- confirmar a participação de palestrantes e painelistas;
- informar o horário das apresentações e a duração;
- alinhar o horário para configurar a apresentação com antecedência;
- combinar se é preciso avisar o tempo restante da talk;
- alinhar se prefere as perguntas no final ou conforme o tema for fluindo;
- se será usado código, vídeo ou outro recurso visual, se preferem testar antes da apresentação;
- se precisam de algum apoio no dia da apresentação;
- se gostariam de participar de outros painéis que vão acontecer;
- se querem ou preferem que a coordenação faça uma rápida apresentação da pessoa palestrante;
- qual o pronome de preferência da pessoa;
- mais alguns pontos que podem variar conforme o evento e os alinhamentos feitos no início.
6 – No dia do evento
É interessante que no dia do evento, já esteja combinado entre a equipe quem ficará responsável por determinada tarefa e deixar um plano B pronto caso seja necessário. Afinal, imprevistos acontecem!
Vamos para a lista do que precisa estar combinado:
- quem ficará no turno da manhã, tarde e noite?;
- caso alguém da coordenação falte, quem ficará com o papel que a pessoa iria fazer?;
- quem estará presencial e quem estará on-line?;
- no virtual, é preciso alguém responsável pelo chat, para acompanhar o que está sendo dito nos comentários;
- no presencial, prestar atenção se está tudo certo com o microfone, compartilhamento de tela, transmissão ao vivo e demais especificidades;
- ainda no presencial, acompanhar se o tempo está sendo respeitado, desde a duração da apresentação até o intervalo de uma talk para a próxima;
- sempre ter alguém da produção ou organização acessíveis caso seja necessário;
- e outros detalhes que variam de evento para evento.
7 – Depois do evento
Bom, terminou o evento, fechamos a trilha e o evento, apagamos a luz e acabou? Será?
Depois do evento, vem aquele sentimento de dever cumprido e, claro, uma vontade de fazer o próximo! Mas acho bacana fazer aquele agradecimento a todas as pessoas envolvidas, desde quem coordenou até quem palestrou, e sempre deixar um canal aberto para feedbacks.
Por exemplo, já pensou em enviar uma pesquisa de opinião para quem participou? Dessa forma, você pode receber bons insights, tanto pontos que foram um sucesso quanto aspectos para melhorar em um próximo evento.
Se você chegou até esse ponto, parabéns! Tenho certeza que você arrasou na coordenação.
8 – Bora coordenar?
Ficou com vontade de coordenar uma trilha? Então, bora prestar atenção nas redes sociais dos eventos de tecnologia e comunidades, que divulgam quando vão acontecer os próximos meetups.
Vou deixar alguns links abaixo como sugestões, mas tem muitas outras comunidades e eventos além dos que citei aqui, ok?
- Um site bem bacana para você buscar por alguns eventos/comunidades é o site do meetup;
- Sobre o evento que citei, o TDC, eles possuem um link fixo de “call for trilhas”, onde você consegue escolher uma trilha e submeter o desejo de coordenar.
Também vou deixar alguns links e uma mini bio de algumas outras comunidades também:
- WoMakerCode: comunidade de tecnologia focada na inclusão de mulheres;
- Feministech: de live coding a meetups, procurando sempre a inclusão, mas focado em mais mulheres na tecnologia;
- Qa Ladies: comunidade voltada para mulheres QA’s, estão no Instagram e LinkedIn;
- AfroPhyton: comunidade focada em aumentar a representatividade de pessoas negras na área de tecnologia;
- PerifaCode: comunidade voltada à inserção de pessoas periféricas na área da tecnologia.
Essas são só algumas, como mencionei acima tem um universo vasto de temas, comunidades e eventos para participar!
Conclusão
Agora que já consegui te passar uma ideia do que fazemos nesses eventos, que tal se desafiar nessa questão? Acredito que você vai gostar da experiência em parceria com o pessoal das comunidades e eventos! E é aquele ditado, se der medo, vai com medo mesmo!
Antes de finalizar, quero sugerir a nossa newsletter! Nela, compartilhamos eventos de tecnologia que estão para acontecer, inscreva-se para receber as novidades.
