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Como adaptar times ágeis no trabalho 100% remoto?

Com a pandemia do Covid-19, muitas empresas que atuavam apenas presencialmente tiveram que adaptar sua operação para o trabalho remoto. E de forma repentina. Porém, quando adotamos o Agile, há uma série de reuniões e rituais presenciais de suma importância para os times ágeis.

Por isso, neste artigo vamos trazer algumas dicas e ferramentas para adaptar times ágeis ao trabalho remoto

Queria destacar aqui o Miro como uma ferramenta que ganhou muito destaque por permitir dinâmicas com grupos remotos e o uso de muita criatividade. Muito útil, seja para o trabalho 100% home office ou para o modelo híbrido

Nova realidade causada pela pandemia para times ágeis

Durante muito tempo não teremos encontros presenciais e provavelmente há times que não voltaram para os escritórios da forma que trabalhavam antes da pandemia. 

Perdemos as ferramentas que tínhamos disponíveis presencialmente, como por exemplo:

  • reuniões como daily, refinamento e planning; 
  • discussões de temas críticos; 
  • war room de implantação, retrospectiva e planejamento; 
  • e tantas outras! 

Não temos mais as facilidades do presencial como o habitual uso de uma lousa para explicar uma ideia de algum tema complexo ou dinâmicas de cocriação com post-it coloridos.

Aquelas conversas no carro com a equipe no caminho ao cliente deixaram de existir. Não vemos mais nossos colaboradores trabalhando ao nosso lado e a confiança nas atividades delegadas para a equipe é de extrema importância. 

Não podemos ter uma gestão visual com informações impressas para dar visibilidade do projeto aos stakeholders. 

Enfim, agora tudo é remoto e qual o impacto desta nova realidade dentro de equipes que trabalham no modelo ágil?

Transparência e visibilidade

Manter nossas ferramentas de controle atualizadas ganhou uma importância ainda maior. Como a equipe não está trabalhando presencialmente, ter a disciplina de atualizar o status de histórias e atividades em ferramentas como o Jira se tornou fundamental para que todos envolvidos no trabalho tenham visibilidade. Sem esses controles atualizados, incontáveis reuniões de alinhamentos seriam necessárias. 

Abandonamos de vez os controles de post-it em um mural e hoje todos de qualquer lugar com internet conseguem se conectar na VPN e acessar as ferramentas de controles para saber o que está acontecendo.

Imagem de um Kanban do Jira onde os cards representam demandas e estão nas colunas que representam seus status atuais. Fonte: Site oficial Jira.

Uma ferramenta de gestão visual que ganhou muito destaque desde o começo da pandemia na Zup foi o Miro. Como os post-its físicos não são mais uma opção, o mural do Miro foi amplamente utilizado para diversas situações. 

O Miro pode ser muito útil para, por exemplo:

  • design sprint; 
  • roadmap;
  • dinâmicas de retro; 
  • priorização; 
  • braining storming; 
  • mapeamento de jornada; 
  • personas;
  • pesquisas diversas; 
  • mapas mentais;
  • Enfim, a imaginação é o limite! 

E hoje ao final destas iniciativas todo o conteúdo gerado está lá disponível para todos visualizarem quando quiserem. O conteúdo não se perde no papel.

Template utilizado no Miro para mapeamento de jornada. Temos etapas da jornada na linha horizontal e nas linhas temos na ordem “Emoções, Dores, Regras de Negócio e Oportunidades”.

Adaptações necessárias no dia a dia

Daily meeting

Este passou a ser um momento muito importante para ter uma comunicação eficaz em times ágeis. É muito importante sabermos o que cada um da nossa equipe fez no dia anterior, qual é o plano para o dia atual e se há algum impedimento no qual a equipe precisa ser informada para definição de um plano de ação para resolver. 

No decorrer do dia temos algumas pessoas da squad no qual acabamos não tendo contato e com isso ficamos sem visibilidade. A daily está aí para ajudar a mitigar isso. 

É importante desapegarmos um pouco com a rigidez no tempo disponível para a reunião. As oportunidades de alinhamento durante o dia foram muito reduzidas. Então, por que não estender um pouco mais e garantir que temas que estão confusos sejam esclarecidos?

Refinamento

A comunicação presencial permitia que assuntos de alta complexidade fossem discutidos com o apoio de uma lousa para criar rascunhos de desenho de solução. 

Em alguns cenários algumas definições não eram convertidas em um diagrama de arquitetura no draw.io. E quando acontecia, existiam alguns controles pessoais não versionados gerando alguns problemas de alinhamentos na equipe. 

Para facilitar as discussões no cenário de trabalho 100% remoto uma antecipação na criação de um desenho de arquitetura no draw.io antes de uma reunião de alinhamento começou a fazer mais parte do dia a dia. 

A manutenção deste fluxo no GIT, por exemplo, permitiu termos uma documentação mais fiel ao que está sendo construído e que está em produção. E a equipe pode trabalhar de maneira colaborativa na evolução destas documentações.

Imagem de um diagrama de arquitetura criada na plataforma Draw.io. Fonte: Arlan Blogs

Antes da pandemia, uma prática comum era fazer constantes visitas ao cliente para conversar com os stakeholders para realizar reuniões para discutir temas de refinamento. Um paradigma aqui foi quebrado.

As reuniões remotas demonstraram ser igualmente eficientes comparado as reuniões presenciais, porém com algumas vantagens. Agora não é necessário mais o translado de horas para o cliente e as interrupções geradas pelo presencial também não fazem mais parte do dia a dia. 

Assim, ganhamos tempo e foco para gerar as especificações do projeto. Todas estas especificações, claro, muito bem documentadas no Jira e no GIT.

Planning 

Uma adaptação importante para ser considerada é o tempo destinado à realização da Planning. Destinar um dia inteiro para realização de ritos de maneira remota pode se tornar cansativo, fazendo com que a equipe perca o foco. 

Aqui é muito importante chegar com as histórias ready (prontas), tanto no ponto de vista de negócio, quanto técnico. Uma opção também é chegar com uma proposta de quebra de sub-tasks (sub-tarefas) das histórias para não gastar muito tempo em discussão até converter a quebra da melhor da maneira que toda equipe concorde.

Foque na contextualização da equipe da parte de negócio e técnica. Além disso, realize a estimativa para avaliação do capacity ao final da dinâmica. Uma boa documentação com uma boa contextualização vai fazer economizarmos tempo e reduzir a agenda destinada ao rito. 

DOR / DOD

No trabalho remoto, a comunicação é mais desafiadora no dia a dia. Não temos aquela troca de informações constante que ocorria trabalhando presencialmente. 

Esta troca de informações no dia a dia ajudava bastante a sabermos no que cada um da equipe estava atuando e como as atividades estavam evoluindo dentro do Value Stream Mapping

Agora, com a comunicação menos frequente, ter um DOR (definition of ready) e um DOD (definition of done) convencionado e seguido por toda equipe é muito importante. Desta forma, temos um modelo padronizado de trabalho. Muito na linha do pensamento lean. 

Ter nossa cadeia de valor com etapas bem definidas diminui os problemas no entendimento do que é necessário fazer em cada uma delas.

One on One

Uma prática muito importante no trabalho remoto ou presencial, a reunião one on one entre os gestores e seus liderados ganhou muita força neste momento de pandemia.

Esse rito ficou ainda mais importante pois no modelo remoto perdemos momentos de interação que eram mais informais, como bater um papo no carro enquanto ia até o cliente, não vamos mais almoçar juntos, não tomamos cafezinho no meio do dia e por aí vai.

Para suprir esta falta de oportunidade de conversar com a equipe, o One on One se demonstrou ser uma ferramenta muito eficaz para o líder se aproximar dos seus liderados e entender inclusive, como está o momento pessoal deles considerando todas as complicações que a pandemia está trazendo. 

A reunião one on one  é muito boa para perguntar sobre quais os problemas ele vem enfrentando para pensar juntos em soluções para resolvê-los. Para conversar sobre carreira, missões e tudo relacionado a dinâmica de trabalho no dia a dia. 

Futuro do Agile e do trabalho remoto

A incerteza é a nossa grande realidade neste momento. Não conseguimos saber até quando esta situação de pandemia vai durar e qual será o legado de transformação de cultura e de hábitos. 

Uma grande mudança que ocorreu na Zup e que também vem ocorrendo no mercado é que agora deixamos de ficar limitados a contratações de profissionais que moram perto dos escritórios. Na Zup, temos liberdade para escolher como trabalhar, por exemplo, entre um modelo de trabalho 100% remoto, híbrido ou nos escritórios da zup quando for possível voltar.

Com isso podemos contratar equipes espalhadas por todo Brasil e até no mundo. Isso trará uma riqueza em diversidade e impactará muito positivamente nas construções dos produtos digitais

Outra grande mudança que eu aposto é que a necessidade de visita ao cliente vai diminuir muito. Todos aprenderam que também é possível resolver os problemas e realizar os alinhamentos necessários de maneira remota. Muitos profissionais ficavam desgastados com tantas viagens e por estar longe da família. O novo cenário deve intercalar qualidade de vida, liberdade e muito mais tempo disponível para aproveitar a vida e ser feliz.

E você, como está sendo a adoção do trabalho remoto no seu time ágil? Conta para a gente nos comentários!

Mulher trabalhando remotamente em uma videoconferência em um time ágil
Foto do autor Guilherme Costa
Product Manager
Bacharelado em Sistema de Informação, iniciei minha carreira aos 16 anos no mercado de TI. Atuei como Support Analyst, Developer, Scrum Master, Project Manager e atualmente como Transformation Lead na Zup no contexto do PIX e BaaS. Sempre em busca de novos conhecimentos nas áreas de Metodologias Ágeis, Lean Delivery e Product Manager.

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